Electronic Invoice for Italy - FAQ

EOS Electronic Invoice for Italy, avvalendosi di un servizio web accreditato (IX-FE di Abletech) , estende le funzionalità dell’ERP Dynamics 365 Business Central per consentire di inviare e ricevere fatture in formato elettronico adeguandosi alla normativa vigente. Il servizio è accessibile in outsourcing via portale web e integrato con Dynamics 365 Business Central e permette appunto di archiviare/creare, inviare e ricevere, organizzare e conservare a norma le fatture elettroniche.

Di seguito riportiamo un elenco di domande e relative risposte, che riguardano le funzionalità messe a disposizione da Eos Platform, per l’adeguamento alla normativa sulla fatturazione elettronica:

FAQ
CICLO ATTIVO
CICLO PASSIVO
DOMANDE GENERALI

DomandaRisposta
Domande sul ciclo attivo
Si possono inviare le fatture massivamente? O solo una per volta?Le fatture si possono inviare: una per volta dalla Lista Fatture registrate, selezionando la fattura da inviare e premendo Ribbon->Invia->Doc. elettronico. Direttamente da Lista Fatture vendita registrate si selezionano le fatture da inviare e dal Ribbon->Invia->Doc. elettronico. In tal modo le fatture selezionate verranno inviate tutte assieme sulla base dei setup impostati Tramite report massivo è possibile lanciare periodicamente, in modo massivo, le fatture non ancora inviate. .
Come si integra la fatturazione elettronica in un sistema in cui è già attivo il modulo EDI, che consente di gestire l’invio al Cliente di Fatture e Note di credito?Il sistema EDI continuerà ad essere operativo parallelamente al Ciclo attivo e al Ciclo passivo della Fatturazione Elettronica, ma senza alcun valore legale.Le informazioni trasmesse dal sistema EDI inoltre dovranno essere riconciliate con quelle che transitano dallo SdI. Solo queste ultime infatti sono valide fiscalmente. Le funzionalità EDI e quelle di fatturazione elettronica non sono quindi integrate. Una fattura ricevuta tramite EDI può essere manualmente collegata al file XML quando questo viene ricevuto dallo SdI
I codici relativi ai metodi pagamento vanno uniformatii con quelli forniti dall’Agenzia delle Entrate?Si, a setup, nella tabella Metodi di pagamento, va compilato il campo Codice metodo pag. doc. elettronico con i codici forniti dall’Agenzia delle Entrate. N. B. In fase di ricezione fattura elettronica (Ciclo passivo): se il metodo di pagamento utilizzato dall’azienda è uno solo, questo verrà riconciliato in automatico dal sistema; se invece l’azienda ha più codici pagamento Business Central, corrispondenti ai codici dell ‘Ag. delle Entrate, l’utente dovrà collegare tali pagamenti manualmente.
Se ho inviato una fattura errata (es. per quantità o importo), posso riemetterla?Se la fattura è già stata ricevuta dal destinatario, bisogna emettere una Nota Credito. Se il destinatario non ha ricevuto la fattura perchè essa è stata bloccata dallo SdI (se ad esempio non ha superato i controlli), è possibile inviarla nuovamente. Business Central infatti consente di rigenerare il file (con un ID diverso) e di ritrasmetterlo (un ID può transitare solo una volta dallo SdI) . N. B. Due file con ID diverso possono contenere lo stesso riferimento a Nr. Fattura.
Nel caso di pagamenti anticipati, vanno trasmesse anche le fatture di anticipo?Si, vanno trasmesse in quanto fatture a tutti gli effetti.
Come vanno trattate le autofatture emesse per omaggi?In Business Central, si può emettere una autofattura scegliendo come Nome cliente il “Cliente autofattura”, ovvero la stessa azienda che emette la fattura. Il file generato deve avere Codice Tipo documento=TD20. Tramite questo codice verrà riconosciuto dallo SdI come Autofattura.
Come funziona la gestione delle notifiche di mancata consegna delle fatture emesse?Dall’interno di Business Central si può vedere lo stato dell’invio dei documenti al SdI. Le opzioni sono: -mancata consegna -ricevuta di consegna -scarto** **Nel caso di mancata consegna si può, per esempio, anticipare al cliente la fattura via mail, avvisandolo che tale fattura è disponibile nel suo cassetto fiscale sul sito dell’AdE. Nel caso di scarto, la fattura fiscalmente risulta non-emessa. Può quindi essere ri-inviata se c’è solo un errore formale che può essere corretto e non riguarda dati fiscali come importi e IVA, oppure può essere stornata ed emessa nuovamente. Nel primo caso, i dati vanno corretti dall’interno di Business Central (il Numero fattura non cambia) e viene creato un nuovo file .xml (con un nuovo ID file), che verrà trasmesso nuovamente allo SdI. E’ ad esempio possibile correggere il codice destinatario o un setup nei termini di pagamento e cliccare “Salva/ Invia doc. Elettronico” .
Come ci si comporta con la fattura accompagnatoria?Sono possibili due opzioni - trasformare le casistiche di fattura accompagnatoria in DDT (la cui stampa fisica seguirà la merce) + Fattura differita (che verrà inviata allo SdI in formato elettronico XML) oppure -mantenere in Business Central la fattura accompagnatoria, la cui stampa fisica continuerà a seguire la merce e, nell’arco della giornata, inviare allo SdI la fattura in formato elettronico XML.
Come si deve comportare chi fa prevalentemente fatture verso l’estero?Continuerà ad emettere le fatture in formato PDF e ed emettere le fatture elettroniche con codice destinatario XXXXXXX.
Sarà possibile inviare ai clienti oltre alla fattura elettronica in formato XML tramite SdI, anche la stessa fattura in PDF tramite e-mail?Premesso che solo la fattura elettronica XML veicolata tramite lo SdI è quella rilevante ai fini delle disposizioni fiscali oltre che civili, è sempre possibile, anche se del tutto superfluo, continuare ad inoltrare al cliente anche la fattura PDF tramite e-mail.
Il sistema verifica che il file XML non sia sovrascritto o rigenerato? Business Central traccia le fatture per le quali è già stato creato un file XML?All’interno di Business Central esiste un log che monitora l’invio delle fatture elettroniche. Ad ogni Scheda fattura inoltre viene allegato il file XML, sempre consultabile.
Domande sul ciclo passivo
Quando si riceve una fattura .pdf è possibile allegarla al documento elettronico creato da Business Central?Si, la fattura ricevuta in pdf può essere allegata al record di Business Central. Si ricorda, però, che tale .pdf non ha alcun valore legale.
Dal 01/07/2018 le società petrolifere emetteranno Fatture elettroniche. A partire da tale data qualsiasi azienda potrà ricevere fatture elettroniche per il carburante. E’ necessario attivarsi in qualche modo per poter ricevere tali fatture? Come conservarle?Le fatture si possono ricevere sia via pec, sia tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, nella specifica area messa a disposizione. L’XML ricevuto verrà aperto o stampato e la fattura sarà inserita nel sistema ERP manualmente. La conservazione dovrà avvenire tenendo copia di tutte le fatture (elettroniche e non) dall’inizio alla fine dell’anno fiscale senza “salti” di numerazione.
É possibile scaricare le fatture carburante dal portale del fornitore (es. Eni) e poi importarle in Business Central?Si è possibile. I fornitori di carburante accreditati, per esempio Eni, hanno messo a disposizione dei servizi particolari come la possibilità di scaricare le fatture elettroniche dal loro portale. Tali fatture vengono inserite in Business Central manualmente e poi collegate al documento elettronico provvisorio. In testata fattura si troverà il link al tracciato .XML originale.
Come comportarsi con le fatture che arrivano dall’estero?Molti fornitori esteri si stanno accreditando al Sistema di Interscambio per poter inviare le fatture elettroniche come da normativa. Se si riceve una fattura dall’estero tramite tracciato .xml, lo si importa in Business Central e lo si riconcilia normalmente. Se la fattura è cartacea / pdf e-mail verrà registrata in maniera tradizionale (manualmente).
Si può visualizzare la fattura passiva dall’interno di Business Central?Si, secondo due modalità. Dalla page 1 Documenti elettronici files
- Da Ribbon->Apri file XML:viene aperto il tracciato .xml vero e proprio.
- Da Ribbon->Apri file XML con template XSL: viene aperto il tracciato .xml utilizzando un foglio di stile fornito dall’Agenzia delle Entrate. Si può visualizzare il documento elettronico anche tramite l’applicazione My Invoice di Abletech.
Si deve effettuare uno specifico setup su ogni fornitore?É possibile effettuare il setup per singolo fornitore o per gruppi di fornitori. Si può anche creare un setup di default che vale per tutti i fornitori non associati ad altri setup. In ciascuno dei setup verranno definite le regole di controllo e i pesi di riconciliazione. Non si può decidere quali campi mappare perchè TUTTI i campi in fattura vengono mappati sui campi Business Central.
Come comportarsi se si riceve una fattura errata (es. quantità, importo o altro)?Solo le PA possono rifiutare le fatture. Un soggetto privato non può rifiutare le fatture. Si dovrà contattare il fornitore e ci si accorderà per l’emissione di una eventuale Nota Credito.
É possibile rifiutare una fattura se non riporta dati corretti o lo può fare solo lo SdI?Se i dati non sono corretti il sistema IX-FE scarta preventivamente la fattura e invia una notifica a chi l’ha emessa. Ciò avviene in pochi secondi. Altrimenti sarà il Sistema di Interscambio a notificare che il documento non è corretto. Il rifiuto da parte del destinatario è una opzione esclusiva del sistema pubblico. Un privato non può rifiutare una fattura elettronica.
Cosa si intende per fattura rifiutata? Come si integra nel gestionale il rifiuto?Se la PA è l’azienda che sta usando Business Central + Platform, ha a disposizione un bottone “Rifiuta” con cui può rifiutare la fattura. Per tutte le aziende private, nello stato fatture proveniente da IX-FE si vedrà lo stato “Rifiutata”. A questo punto si dovrà modificare e riemettere la stessa fattura o fare una NC ed emettere una nuova fattura.
Quanto impiega IX-FE a trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio?La consegna della fattura da IX-FE allo SdI avviene in tempo reale poichè IX-FE opera tramite protocollo SdI-COOP, che consente a IX-FE di “scrivere” direttamente sullo SdI.
Domande generali
Per quali versioni di Business Central sono previste le Funzionalità relative a Ciclo attivo, Ciclo passivo e Integrazione con IX-FE?É previsto un rilascio a pacchetti, ognuno per una specifica funzionalità. La soluzione è installabile su tutte le versioni di Business Central (con alcune limitazioni per le versioni Nav2009, che non sono allineate agli attuali sistemi operativi / protocollli web service): Nav 2009 - Classic Client Nav 2009 R2 - RTC Client Nav 2013 Nav 2013 R2 Nav2015, 2016, 2017, 2018 Business Central
Come organizzarsi per adeguarsi alla normativa?É molto importante agire per tempo e Scegliere con attenzione il proprio intermediario (es. Abletech) Inserire le informazioni necessarie sul sito dell’Agenzia delle Entrate (e collegare l’intermediario alla propria P. IVA) Aggiornare il sistema operativo e le anagrafiche Testare la soluzione (verificando ad es. gli XML prodotti) Definire i ruoli in azienda
Avendo già un sistema di conservazione elettronica, in che punto dovremmo interfacciarlo con IX-FE?É possibile interfacciare con IX un sistema di conservazione elettronica già in uso all’interno di un’azienda. Esiste una apposita configurazione da effettuare sia lato IX, sia lato Business Central, che consentirà di accedere a IX per scaricare e conservare a norma le fatture già approvate dallo SdI. In Business Central, dalla Lista mov. archiviazione documenti, è possibile estrarre massivamente a posteriori tutti i documenti attivi e passivi già processati. Le fatture del ciclo attivo vengono rigenerate, quelle del ciclo passivo vengono create dai file p7m importati all’inizio del processo del ciclo passivo. In tal modo i documenti possono essere salvati in cartelle clienti / fornitori per l’archiviazione a norma.
Il codice destinatatio ci verrà fornito da Abletech?Si, dopo sottoscrizione del contratto, Abletech fornirà il codice destinatario.
IX-FE controlla eventuali errori formali sull’XML? Cioè anticipa le attività dello SDI?Si, l’intermediario opera sul file XML un primo controllo formale, facendo in modo che il file corrisponda a quanto richiesto dalla normativa. Ad esempio aggiunge i dati dell’intermediario stesso che trasmette il file, normalizza la nomenclatura e può attribuire il cod. destinatario o la PEC. IX appone anche la firma digitale (non obbligatoria).
Le fatture già ricevute via pec nel 2018 possono essere recuperate per la conservazione a norma?Se lo si desidera, IX-CE mette a disposizione questo servizio.
Gli automezzi con quali documenti devono viaggiare?Viaggeranno con DDT o copia della Fattura immediata analogica
Oggi incassiamo alla consegna presentando la fattura (di accompagnamento). Cosa succederà con la fatturazione elettronica?Non cambierà nulla; si dovrà presentare copia della fattura immediata, che sarà già stata inviata in formato elettronico mediante lo SDI
Cosa succede se la fattura di accompagnamento (cartacea) consegnata al cliente viene rigettata (non passa i controlli)?La copia analogica non vale nulla. Serve solo per il pagamento. Laddove il totale fattura fosse diverso da quello pagato, si riscontrerebbe un errato addebito o accredito, con la necessità di eseguire la compensazione positiva o negativa.
Cosa succederà quando entrerà in vigore la normativa europea?La normativa europea non è ancora omogenea sugli obblighi riguardo alla fattura elettronica. La Germania, ad esempio, non ha nessun obbligo in vigore, alcuni paesi hanno obbligo verso le PA in forma parziale, altri in modo totale. L’Italia è l’unico paese che ha esteso l’obbligo al B2b tanto che ha dovuto chiedere una proroga.

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